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Befolgen Sie diese 5 Prinzipien, um B2B Kalt-E-Mails zu versenden und sich an die Allgemeine Datenschutzverordnung zu halten

Die Geschichte ist voller Ereignisse, die für Menschen einen entscheidenden Wendepunkt markieren. Für einige war es der Fall der Berliner Mauer. Für andere war es der Tag, der die Unabhängigkeit brachte. Für viele Marketer war dieses Datum der 25. Mai 2018.

Die GDPR trat am 25. Mai 2018 in Kraft. Sie kündigte ein Ende der Spam-Praktiken im digitalen Marketing an und versprach eine entschiedene Haltung zum Schutz der Persönlichkeitsrechte. Wer gegen die GDPR verstösst, muss mit hohen Geldstrafen von bis zu 20 Euro pro Verstoss rechnen. Viele digitale Marketer sahen darin den Todesstoss für E-Mail-Marketing und kalte Kommunikation, und viele vermeiden immer noch Kalt-E-Mails aus Angst vor einem Verstoss gegen die GDPR.

Allerdings können wir berichten, dass der Totenschein für Kalt-E-Mails zu früh ausgestellt wurde, und Kalt-E-Mails sind in Wirklichkeit quicklebendig - zumindest im B2B-Bereich. Um genauer zu sein, müssen E-Mail-Marketer einfach fünf Prinzipien befolgen, um kalte B2B-E-Mails zu versenden.

Dieser Beitrag führt Sie durch diese fünf Prinzipien, an die Sie sich halten müssen, um kalte E-Mails in dieser GDPR-Welt zu versenden.

5 Prinzipien zum Versand kalter B2B-E-Mails

Beim GDPR ging es nie darum, Unternehmen zu schützen oder Kalt-E-Mails im Allgemeinen zu verbieten. Vor allem geht es darum, die persönlichen Daten und die Privatsphäre des Einzelnen zu schützen. Mit anderen Worten: Geschäfte und geschäftliche E-Mails sind weitgehend unbedenklich.

Diese fünf Prinzipien sind alles, was digitale Marketer brauchen, um GDPR-konform zu bleiben und Kalt-E-Mails an potenzielle Interessenten zu versenden. Wir möchten jedoch darauf hinweisen, dass wir keine Rechtsanwälte sind und dass die hier gegebenen Ratschläge niemals als Rechtsbeistand verstanden werden sollten - nur als allgemeiner Leitfaden, um in Panik geratenen Marketern zu helfen, wieder etwas Kontrolle über ihre Kampagnen zu erlangen.

Ohne weitere Haftungsausschlüsse, hier ein Blick auf die 5 Prinzipien:

  1. Immer die richtigen Interessenten und Daten wählen
  2. Erklären Sie immer Ihren Kontaktgrund
  3. Bieten Sie immer eine einfache und schnelle Abmeldung
  4. Pflegen Sie Ihre Datenbank
  5. Geben Sie Antwort auf Beschwerden und Fragen

Klingt einfach, oder? Nun, jedes dieser Prinzipien hat etwas mehr Substanz als es den Anschein hat. Lassen Sie uns im Folgenden eingehender untersuchen, was wir mit jedem einzelnen meinen.

1 - Immer die richtigen Interessenten und Daten wählen

Wenn Sie wie jeder andere digitale Marketer sind, werden Sie glauben, dass der richtige Interessent jeder ist, der Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung kaufen würde. In den meisten Fällen ist das richtig, aber übermässig vereinfacht.

Marketingspezialisten, die sich an die GDPR halten und weiterhin unverschlüsselte E-Mails versenden wollen, müssen bei der Auswahl ihrer Ansprechpartner und der Art und Menge der Daten, die sie sammeln werden, zwei Aspekte im Auge behalten:

Angemessenheit 

Die Menge und Art der Daten muss für Ihre Zwecke unbedingt erforderlich sein. Mit anderen Worten: Sie können keine Informationen sammeln, die Sie nicht verwenden. Wenn Sie z.B. nicht vorhaben, Ihre Leads anzurufen, dürfen Sie nicht nach ihrer Handynummer fragen.

Relevanz

Relevanz bezieht sich darauf, nur Interessenten zu kontaktieren, die Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung kaufen würden. Wenn Ihre Auswahl genau ist, sollten Sie sich über diesen Aspekt keine Sorgen machen müssen. Als allgemeine Faustregel gilt: Wenn Ihre Interessenten überrascht sind, von Ihnen zu hören, dann verstossen Sie höchstwahrscheinlich gegen die GDPR.

Kurz gesagt, bei der Auswahl der richtigen Interessenten und Daten müssen Sie sehr genau sein. Alle Daten, die Sie sammeln, müssen dazu verwendet werden, Ihr Marketing so zu personalisieren, dass es aus Kundensicht - nicht aus Ihrer - interessant und nützlich ist.

2 -Erklären Sie immer Ihren Kontaktgrund

Die GDPR erlaubt die Datenverarbeitung unter sechs Bedingungen::

  • Einwilligung - der Interessent hat Ihnen die Erlaubnis erteilt.
  • Vertrag - Sie haben einen Vertrag, der Sie zur Verarbeitung der Daten Ihres Interessenten verpflichtet.
  • Gesetzliche Verpflichtung - das Gesetz weist Sie an, die Daten Ihres Interessenten zu verarbeiten.
  • Schutz wichtiger Interessen - es besteht ein gegenseitiges Interesse, das Datenverarbeitung fordert.
  • Öffentliches Interesse - es besteht ein öffentliches Interesse, das die Verarbeitung fordert.
  • Tatsächliches Interesse - es besteht ein eindeutiger Vorteil für beide Parteien, Daten zu verarbeiten.

Unabhängig davon, was der Grund für die Kontaktaufnahme und die Verarbeitung ist, müssen Sie in Ihren Mitteilungen darauf eingehen. Die meisten der oben genannten Gründe sind ziemlich selbsterklärend, und Sie wüssten, in welche Sie fallen, doch das "Tatsächliche Interesse" ist oft Gegenstand der Verwirrung - und das nützlichste für Kalt-E-Mails.

"Tatsächliches Interesse" kann von Ihren Interessenten bestritten werden, was bedeutet, dass es oft unterschiedlich interpretiert werden kann. Aus diesem Grund brauchen Sie solide Gründe, um ein legitimes Interesse nachzuweisen. Einige dieser Gründe sind unter anderem:

  • Ihr Angebot würde Ihre Interessenten unterstützen.
  • Ihr Interessent hat kürzlich in Wachstum investiert, und Ihr Angebot unterstützt dieses Wachstum.
  • Ihre bestehenden Kunden sind in einer ähnlichen Branche tätig wie Ihr Interessent.
  • Sie wurden von Ihrem Netzwerk an Ihren Interessenten verwiesen.
  • Ihr Interessent expandiert in einen für Ihr Angebot relevanten Bereich.
  • Ihr Interessent hat um Informationen gebeten die für Ihr Angebot relevant ist.

Um Ihrem Interessenten in Ihrer kalten E-Mail ein gegenseitiges legitimes Interesse zu erläutern, müssen Sie ihm einige Schlüsselinformationen geben:

  • Eine Erklärung, wie und welche Daten verarbeitet werden
  • Eine kurze Erklärung zum Grund dafür
  • Klare Anweisungen, um die verarbeiteten Daten zu ändern oder löschen

Ein Beispiel für das Zusammenwirken dieser Informationen in Ihrer E-Mail:

"Hallo Max, mir ist aufgrund der LinkedIn-Pressemitteilung, die Sie vor einigen Tagen geteilt haben, aufgefallen, dass Ihr Unternehmen kürzlich in die Schweiz expandiert ist (Aussage).

Mein Unternehmen führt umfangreiche demographische Untersuchungen in der Region durch und kennt die Geschäftsgepflogenheiten, die von ausländischen Unternehmen oft missverstanden werden. Ich glaube, dass unsere Dienstleistungen für Ihr Unternehmen von Nutzen wären (Erklärung).

Zögern Sie nicht, mir eine Nachricht zu senden, wenn Sie weitere Informationen wünschen. Falls Sie möchten, dass ich die Daten, die ich zur Kontaktaufnahme mit Ihnen verwendet habe, ändere oder Ihre Daten aus meiner Liste streiche, antworten Sie einfach "Nein danke" und ich werde Sie aus unserer Datenbank entfernen (Anleitung zum Entfernen)."

Darüber hinaus ist es wichtig, sicherzustellen, dass ein Opt-out oder Abmeldemechanismus am Ende Ihrer E-Mail klar und deutlich sichtbar ist.

3 -Bieten Sie eine einfache und schnelle Abmeldung

Im GDPR ist das Recht eines Interessenten auf Löschung klar festgelegt - d.h. es ist ein unveräusserliches Recht, von Ihnen die Löschung der Daten zu verlangen und ihn nie wieder zu kontaktieren. Somit müssen wir unseren Interessenten immer einen einfachen und schnellen Weg zum Opt-out anbieten und darüber informieren.

Am einfachsten ist es, einen Link zum Abbestellen des Abonnements am Ende Ihrer E-Mail einzufügen. Eine andere Möglichkeit besteht darin, einfach zu erklären, wie sich Interessenten direkt mit einer E-Mail abmelden können, wie "Wenn Sie nicht mehr von uns hören möchten, antworten Sie einfach mit 'Nein danke' und wir werden Sie nie wieder kontaktieren."

Wie auch immer Sie vorgehen, Ihre Abmeldestrategie sollte immer so sein:

  • Klar - seien Sie nicht vage.
  • Einfach - es sollten höchstens zwei Schritte sein, um sich abzumelden.
  • Konsequent - Sie müssen Anfragen ernst nehmen und die Daten sofort löschen.

4 -Pflegen Sie Ihre Datenbank

Neben der Entfernung von Interessenten, die sich abgemeldet haben, stellt die GDPR fest, dass Marketer Informationen nicht monatelang für inaktive Kontakte aufbewahren dürfen. Sie müssen daher regelmäßig Ihre CRM-Datenbank und Kontaktlisten überprüfen und bei Bedarf E-Mails zur erneuten Kontaktaufnahme versenden.

Es ist auch wichtig, Ihre Datenbank zu sichern und alle notwendigen Schritte zu unternehmen, um Ihre Prozesse und Systeme sicher zu halten. Physische Zugangskontrollen, Systemzugangskontrollen, Datenzugangskontrollen, Übertragungskontrollen, Eingabekontrollen, Datensicherungen und Datentrennung sind Möglichkeiten, um nachzuweisen, dass Sie nicht fahrlässig mit Kundendaten umgehen.

5 -Haben Sie eine Antwort auf Beschwerden und Fragen

Viele sind sehr sensibel wenn es um ihre Daten geht - und das aus gutem Grund. Es kann sein, dass Sie auf einige unfreundliche Antworten und feindselige Reaktionen stossen, wenn Sie Interessenten per E-Mail kontaktieren - das ist ein Teil des Spiels.

Im Folgenden finden Sie einige der Fragen oder Kommentare, auf die Sie stoßen werden. Wir haben für jede Frage eine generelle Antwort beigefügt, um Sie zu inspirieren, Ihre eigenen Antworten zu verfassen.

Was gibt Ihnen das Recht, mir eine E-Mail zu schicken?

Wenn Sie unsere Grundsätze befolgt haben, sollten Sie das Recht haben, sich mit der betreffenden Person in Verbindung zu setzen. Sie müssen jedoch bedenken, dass Sie es immer noch mit einer Person zu tun haben und dass Ihre Mitteilungen ihren Namen enthalten können, was sie persönlich macht. Eine gute Antwort darauf ist es, den Blickwinkel des tatsächlichen Interesses hervorzuheben:

"Wir haben Ihre Kontaktinformationen auf der Grundlage des tatsächlichen Interesses gesammelt und verarbeitet. Angesichts der Tatsache, dass unser Angebot in der Vergangenheit für Unternehmen wie das Ihrige von Vorteil war, war ich der Meinung, dass unser Angebot auch für Sie von Vorteil sein könnte."

Woher haben Sie meine Informationen?

Dies ist eine weitere häufige Antwort, die leicht beantwortet werden kann, indem man öffentlich zugängliche Informationen, wie Websites, Online-Verzeichnisse, LinkedIn oder Artikel, zur Kenntnis nimmt. Am besten ist es die Frage wahrheitsgemäß zu beantworten:

"Ich habe Ihre E-Mail-Adresse auf der Website Ihres Unternehmens gefunden, die auf Ihrem LinkedIn-Profil verlinkt wurde. Ihr Unternehmen entspricht unserem typischen Kundenprofil, deshalb wollte ich mit Ihnen Kontakt aufnehmen.”

Welche Informationen haben Sie über mich?

Die GDPR gibt das Recht zur umfassenden Kontrolle über die eigenen persönlichen Daten. Das bedeutet, dass alle Informationen zu den gespeicherten Daten und wie diese verwendet wurden, bereitgestellt werden muss. Eine mögliche Antwort wäre:

"Wir haben Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Firmennamen und Ihre Berufsbezeichnung in den Akten und sonst nichts. Sie haben das Recht zu verlangen, dass wir diese Daten aus unserer Datenbank löschen, wenn Sie dies wünschen. Ihre Daten werden nicht in einer anderen Datenbank gespeichert oder weiterverkauft, und wir garantieren Ihnen, dass wir sie auf Ihren Wunsch hin löschen werden.”

Auf, zum Senden!

Das Versenden von Kalt-E-Mails muss Sie in einer GDPR-Umgebung nicht im Regen stehen lassen. Tatsächlich sind Kalt-E-Mails heute wahrscheinlich effektiver denn je, da legitime Betrüger, Spammer und Phisher mit hohen Geldstrafen belegt werden können. Wenn Sie die oben genannten 5 Prinzipien befolgen, können Sie weiterhin Interessenten per E-Mail kalt akquirieren und Einnahmen für Ihr Unternehmen generieren.

Wenn neue Geschäfte und mehr Einnahmen für Ihr Unternehmen eines Ihrer Ziele ist, sollten Sie Demodia in Betracht ziehen.

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